Sie haben eine Projekt-Idee, die Sie in der LEADER-Region „Kulturlandschaft Westmünsterland“ umsetzen wollen?
Dann wenden Sie sich an das Regionalmanagement, dort hilft man Ihnen gerne weiter und berät Sie zu den weiteren Schritten. Prinzipiell können Sie jede Idee in den LEADER-Prozess einbringen, sofern sie einen regionalen, räumlichen und thematischen Kontext erfüllt und mit den Zielsetzungen der Regionalen Entwicklungsstrategie vereinbar ist. Auch bei dieser ersten Einordnung hilft Ihnen das Regionalmanagement gerne!
Auch wenn jede Projekt-Idee individuell ist und meist persönliche Bertaung erfordert: Einige formale Abläufe sind doch bei allen gleich.
Nachfolgend haben wir daher die wichtigsten Schritte von der Projektidee hin zum LEADER-Projekt zusammengetragen:
Schritt 1
Haben Sie eine Projektidee für die Region oder Ihren Ort, von der Sie glauben, dass sie für eine Umsetzung im Rahmen von LEADER geeignet ist, sollten Sie darüber möglichst schnell mit dem Regionalmanagement (RM) sprechen.
Das RM ist ein von der Region beauftragtes Büro, das sich um die Umsetzung der Entwicklungsstrategie kümmert und auch als Ansprechpartner für die Projektbeantragung und -umsetzung tätig ist. Wann immer Sie also Fragen zu einem möglichen Projekt haben, ist das RM Ihr erster Ansprechpartner. Hier wird Ihnen schnell und unkompliziert weitergeholfen. Geht es um eine ganz neue Idee, sollten Sie dem RM davon in einem Telefonat oder einer E-Mail erzählen und ganz unverbindlich nachhorchen, ob Ihre Idee prinzipiell etwas für LEADER sein könnte.
Schätzt das RM Ihre Idee als theoretisch geeignet für eine LEADER-Förderung ein, können die weiteren Schritte angegangen werden. Falls es eindeutige Gründe gegen die Projektidee im LEADER-Kontext gibt, hat das RM aber ggf. noch Tipps für Sie, welche anderen Umsetzungsmöglichkeiten (z.B. in anderen Förderprogrammen) bestehen.
Schritt 2
LEADER-Projekte müssen die Grundsätze des EU- und Landesprogramms sowie die Ziele der Regionalen Entwicklungsstrategie unterstützen. Um dies sicherzustellen, muss eine entsprechende Prüfung anhand von Projektkriterien erfolgen. So kann für jede Projektidee festgestellt werden, ob bzw. in welchem Maße sie für die angestrebte Regionalentwicklung in WML geeignet ist. Das hört sich recht theoretisch an, ist aber eigentlich ganz simpel: Einfach den Kriterienkatalog zur Hand nehmen, die Bewertungskriterien anschauen und dafür sorgen, dass Ihre Idee hier möglichst hoch punkten kann. Ein Projekt, das über LEADER umgesetzt und gefördert werden soll, muss dabei eine Mindestzahl von 20 Punkten erreichen, um zu gewährleisten, dass es in allen Kriterien gewisse inhaltliche und formale Mindestanforderungen erfüllt.
Projekte, die diese Hürde überwinden, können die nachfolgenden Schritte durchlaufen. Sie als Projektträger sollten die Prüfung des Projektkriterienrahmens an dieser Stelle einfach einmal eigenständig vornehmen. Seien Sie dabei ruhig kritisch, denn die letztendlich verbindliche Bewertung des Kriterienrahmens übernimmt die Kulturlandschaft: Alle finalen Entscheidungen für die Projektbewertung werden im erweiterten Vorstand der LAG gefällt, der das Entscheidungsgremium der Region ist. Sollte Ihr Projekt schließlich in die Umsetzung über LEADER gehen, muss die LAG einen Vermerk über diese Prüfung des Projektkriterienrahmens den Antragsunterlagen für die Bezirksregierung beigefügt werden.
Schritt 3
Noch kennt außer Ihnen niemand Details zu Ihrem Projekt. Zwar haben Sie bereits dem RM von Ihrer Idee erzählt, aber ein paar mehr Informationen zum Projekt sollten nun in schriftlicher Form zusammengetragen werden. Das hilft einerseits Ihnen dabei, Ihre Idee zu strukturieren und mögliche Informationslücken aufzudecken; gleichzeitig ist ein Projekt-„Steckbrief“ aber auch eine gute Möglichkeit, um den Vereinsvorstand von Ihrer Idee zu überzeugen. Also geht es in diesem Schritt darum, die Projektskizze auszufüllen – und zwar am besten mit möglichst vielen Sachinformationen. Neben den ganz konkreten Projektinhalten geht es in der Projektskizze auch um die Frage nach den Projektkosten und den bisher benennbaren Möglichkeiten einer Kofinanzierung.
Bis zu 70 % der Kosten von LEADER-Projekten können gefördert werden, der Rest muss – von wem auch immer – kofinanziert werden. Bei der Entscheidung des Vereinsvorstandes über die Zulassung Ihres Projektes zur LEADER-Förderung wird erfahrungsgemäß auch die Art und Weise der Kofinanzierung entscheidend sein: Für einen erfolgreichen Beschluss sollten Sie also entweder bereits verbindliche Partner für die Kofinanzierung haben oder wenigstens über Ideen verfügen, wer als Kofinanzierer in Frage käme. Sprechen Sie also rechtzeitig mit potenziellen Geldgebern, wenn Sie die Differenz aus Kosten und Fördermitteln nicht selber erbringen können! Bei der Suche nach Kofinanzierung kann Ihnen ggf. ebenfalls das RM helfen.
Schritt 4
Die „Kulturlandschaft Westmünsterland“ bekommt im Rahmen des LEADER-Wettbewerbs für die Zeit bis zum Jahr 2027 (bzw. inkl. der Umsetzungszeit von bis 2027 beantragten Projekten sogar bis zum Jahr 2029) insgesamt bis zu 2,7 Mio. € Fördermittel. Über die Verwendung dieser Summe an Fördermitteln entscheidet die Lokale Aktionsgruppe (LAG). Die entsprechenden Projekte dürfen und sollen aber aus der Öffentlichkeit kommen. Daher können die der Region zugesprochenen Fördermittel für neue Projekte und Ideen eingesetzt werden – solange noch Mittel im „Topf“ sind und die Projekte der Region möglichst großen Nutzen bringen. Alle Anfragen von potenziellen Projektträgern – also von Menschen wie Ihnen mit guten Ideen für die Region – müssen daher vor der Antragstellung vom Verein der Kulturlandschaft geprüft und freigegeben werden.
Deshalb wird empfohlen, die Projektideen in einer Vorstandssitzung der LAG vorzustellen, so dass die Vorstandsmitglieder Fragen rund um das Projekt an Sie stellen können. Je mehr harte Fakten Sie dem Vorstand liefern können, desto wahrscheinlicher ist eine Zustimmung des Vorstandes zu Ihrem Projekt. Und diese Zustimmung benötigen Sie für die nachfolgende Antragstellung bei der Bezirksregierung: Ein Auszug aus dem Vorstandssitzungsprotokoll mit dem Beschluss des Vorstands zu Ihrem Projekt muss dem Antrag als Anhang beigefügt werden.
Auch bei diesem Schritt dient das RM als Vermittler: Melden Sie sich bei uns, wenn Sie Ihr Projekt im Vorstand zur Abstimmung stellen möchten. Wir kümmern uns dann um die Terminabstimmung und bereiten mit Ihnen gemeinsam Ihre Projektvorstellung vor. Je nach Terminplanungsstand des Vorstandes finden die Sitzungen des Gremiums vor Ort oder digital als Videokonferenz statt.
Schritt 5
Die Zusammenstellung der Antragsunterlagen ist der letzte Schritt hin zur Bewilligung – und gleichzeitig der umfangreichste. Dazu muss ein entsprechendes Antragsformular ausgefüllt und postalisch zusammen mit einer Reihe von Anlagen an das Dez. 33 der Bezirksregierung (BR) versendet werden. Nur Anträge mit Originalunterschrift werden angenommen. Wichtig: Behalten Sie selbst eine Kopie des eingereichten Antrags und sämtlicher Anhänge.
Was muss eingereicht werden?
Nun, zuerst natürlich das offizielle Formular. Zu den Sachdaten, die in diesem Formular abgefragt werden, gehören neben den Daten zum Antragssteller z.B. Angaben zur geplanten Projektlaufzeit, ein Kosten- und Finanzierungsplan sowie bei mehrjährigen Vorhaben Informationen zur Aufteilung der Ausgaben und Finanzierung der Maßnahme auf mehrere Jahre. Verschiedene andere Aspekte, die im Antragsformular abgefragt werden, kann das Regionalmanagement für Sie vorab ausfüllen, um Ihnen Arbeit zu ersparen.
Je nach Projektart sind dem Antragsformular verschiedene Anlagen beizufügen. Dazu zählen in der Regel detaillierte Kostenaufschlüsselungen zum Projekt (inklusive der sog. „Kostenplausibilisierung“: Hier müssen Sie anhand von Vergleichsangeboten alle beantragten Fördergegenstände preislich darstellen), der Nachweis der Vertretunsgberechtigung der Antragsteller, aber auch Fotos, Lagepläne, ggf. Genehmigungen Dritter, eine Bescheinigung des Finanzamtes über die Vorsteuerabzugsberechtigung des Antragstellers oder der Entwurf eines Arbeitsvertrags bei beantragten Personalstellen. Welche individuellen Anlagen für Ihr Projekt relevant sind, kann Ihnen vorab das RM erläutern.
Wer zum ersten Mal ein LEADER-Projekt beantragt, benötigt dafür zudem eine sog. „Unternehmernummer“ – auch wenn er gar kein Unternehmer ist. Hintergrund: Die Fördermittel werden in NRW traditionell über die Landwirtschaftskammer abgewickelt, da die LEADER-Gelder ihren Ursprung in einem Landwirtschafts-Programm haben. Daher muss die Kammer alle LEADER-Projektträger aktenkundlich erfassen, um später die Fördermittel an Sie erstatten zu können. Daher benötigen Sie ein Aktenzeichen – die Unternehmernummer. Wie Sie die erhalten, weiß das Regionalmanagement.
Bei der Zusammenstellung des Antrags und aller Anlagen unterstützt Sie selbstverständlich das Regionalmanagement – so wird gewährleistet, dass nichts vergessen wird.
Schritt 6
Der formale Projektantrag beim Fördermittelgeber ist der letzte Schritt hin zur Bewilligung . Die gesammelten Unterlagen schicken aber nicht Sie selber nach Coesfeld zur Bezirskregierung – das macht das Regionalmanagement für Sie.
Danach heißt es abwarten – läuft alles wie geplant, erhalten Sie nach einer gewissen Bearbeitungszeit von der Bezirksregierung die Projektbewilligung. Wie lange das dauert, hängt u.a. von der Komplexität des Projektes ab – muss viel geprüft werden, dauert es länger. Hier sollten in jedem Fall ein paar Wochen gedanklich eingeplant werden.
Wurde der Projektantrag korrekt gestellt, bewilligt die Bezirksregierung Ihr Projekt und sendet Ihnen einen entsprechenden Zuwendungsbescheid. Mit dessen Vorliegen kann anschließend mit der Projektumsetzung begonnen werden – aber bloß nicht früher! Das bedeutet: Keine Anschaffungen oder Beauftragungen vor Vorliegen des Bescheides, sonst droht eine Kürzung der Förderung. Das Regionalmanagement geht zudem den bewilligungsbescheid noch einmal mit Ihnen durch und verweist dabei auf die Festsetzungen und welche Dinge bei der Umsetzung und späteren Abrechnung zu beachten sind.
Sprechen Sie über das genaue Vorgehen bezüglich einer Projekt-Idee vorab auf jeden Fall mit dem Regionalmanagement der Region! Den Kontakt dazu finden Sie hier.